§ 1 Navn og hjemsted
1. Foreningens navn er SF-FAN. Alternativt kan benyttes navnet på årets festival, såfremt dette ikke kan medføre misforståelser.
2. Foreningen er hjemmehørende i København.
§ 2 Formål
1. Foreningen har til formål at formidle kontakt mellem
interesserede i science fiction, fantasy og horror, og fiktion der er
nært beslægtet med disse genrer, primært i form af litteratur, men også
i andre medier som film, tegneserier, musik og billedkunst. Desuden
beskæftiger foreningen sig med videnskabsformidling i tilknytning til
disse genrer.
2. Foreningen afholder hvert år en festival med formål som anført
i stk. 1. Dette er foreningens eneste aktivitet, når undtages
følgeaktiviteter som produktion af materiale til brug på festivalen og
forskellige tiltag som har til formål at skaffe omtale af festivalen
eller økonomisk tilskud til festivalen.
3. Festivalen afholdes så vidt muligt i samarbejde med en eller flere andre foreninger eller organisationer.
4. Foreningens eventuelle overskud anvendes til de følgende års aktiviteter.
5. Foreningen er almennyttig, folkeoplysende og non-profit.
§ 3 Medlemskab
1. Medlemskab kan tegnes af enhver fysisk person, der accepterer vedtægterne.
2. Indmeldelse sker ved indbetaling af det fastsatte kontingent.
3. Medlemskab ophører ved:
1. Kontingentrestance
2. Bestyrelsens beslutning om eksklusion. Beslutningen skal bekræftes på næstfølgende generalforsamling.
3. Generalforsamlingens beslutning om eksklusion.
§ 4 Generalforsamling
1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
2. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i september-december.
3. Generalforsamlingen må ikke afholdes før den årlige festival, såfremt en sådan afholdes.
4. Der er følgende dagsorden på generalforsamlingen:
1. Valg af dirigent og referent.
2. Bestyrelsens beretning, herunder om årets festival.
3. Fremlæggelse af regnskab for foregående års drift samt årets festival.
4. Fremlæggelse af planer for det følgende års festival.
5. Fastsættelse af kontingent og godkendelse af et foreløbigt budget for det følgende års festival.
6. Indkomne forslag
7. Valg af bestyrelse. Se § 5 stk. 2.
8. Valg af revisor.
9. Eventuelt
5. Ekstraordinær generalforsamling afholdes på begæring af
bestyrelsen eller mindst tyve af foreningens medlemmer. Dagsorden
består af pkt. 1, 5 og 6 fra ovenstående dagsorden.
6. Bestyrelsen skal indkalde til generalforsamling med mindst fire
ugers varsel, via foreningens hjemmeside, samt post eller elektronisk
post til registrerede medlemmer.
7. Forslag, der ønskes behandlet under dagsordenens pkt. 6, skal
fremsættes skriftligt og være bestyrelsen i hænde senest to uger før
generalforsamlingen.
8. Beslutninger, bortset fra vedtægtsændringer, træffes ved
flertal blandt fremmødte, stemmeberettigede medlemmer. Brevstemmer og
skriftlige fuldmagter tæller som fremmødte i forbindelse med de
afstemninger, de dækker. Hver fremmødt kan kun repræsentere ét andet
medlem med fuldmagt.
9. Vedtægtsændringer kræver 2/3 flertal og skal godkendes med 2/3
af de afgivne stemmer ved efterfølgende urafstemning, der varsles som
med en generalforsamling og skal finde sted senest et halvt år efter
generalforsamlingen.
10. Opløsning af foreningen betragtes som en vedtægtsændring.
Videre anvendelse af foreningens ressourcer vedtages samtidigt med
foreningens opløsning, og skal ske i overensstemmelse med foreningens
formål.
§ 5 Bestyrelse
1. Bestyrelsen varetager de opgaver der ikke direkte har med festivalen at gøre.
2. På generalforsamlingen vælges to bestyrelsesmedlemmer for to år,
ved at hver stemmeberettiget skriftligt angiver navnet på to af de
opstillede kandidater. De to kandidater, der modtager flest stemmer,
bliver valgt. Der kan desuden vælges en suppleant for ét år.
3. Bestyrelsen konstituerer selv. Der skal som minimum vælges en formand og en kasserer.
4. Suppleanter samt koordinator for festivalen har taleret på
bestyrelsesmøder, undtagen under behandling af spørgsmål der vedrører
dem personligt. Kun bestyrelsesmedlemmer har stemmeret. Beslutninger
vedtages med flertal blandt de stemmeberettigede.
5. Foreningen tegnes af kassereren. Kassereren bemyndiges til at
oprette et dankort eller lignende betalingskort i foreningens navn.
Desuden kan festivalens koordinator indgå bindende aftaler indenfor
rammerne af vedtægterne og det vedtagne budget.
§ 6 Årets festival
1. Tidligst året før kan bestyrelsen indgå aftale med en eller
flere foreninger eller organisationer om at være medarrangør på årets
festival. De nærmere betingelser aftales med bestyrelsen.
2. Bestyrelsen udpeger en koordinator for den følgende festival så
hurtigt som muligt efter årets festival, men efter eventuelle aftaler
med medarrangører er forhandlet på plads. Såfremt koordinatoren er
bestyrelsesmedlem i SF-FAN, mistes stemmeretten i bestyrelsen så længe
koordinator-posten varetages.
3. Koordinatoren koordinerer og leder årets festival i samarbejde
med eventuelle medarrangører og står for at hverve arbejdskraft til
planlægning og afvikling af festivalen samt at skaffe midler til
afholdelsen af festivalen i det omfang foreningens egne midler ikke
slår til.
4. Koordinatoren er ansvarlig overfor bestyrelsen og skal
fremlægge et endeligt budget, som bestyrelsen skal godkende. Budgettet
skal være bestyrelsen i hænde senest fire måneder før festivalen
afholdes og skal behandles i løbet af højest en måned. I tilfælde af at
koordinator og bestyrelse ikke kan blive enige om et budget, aflyses
årets festival.
5. Koordinatoren har det sidste ord i alle beslutninger
vedrørende årets festival, på nær de i vedtægterne nævnte undtagelser.
Såfremt en koordinator foretager dispositioner, som bestyrelsen
vurderer, vil være til alvorlig skade for foreningen, eller vil kunne
medføre væsentlige budgetoverskridelser, kan koordinatoren afsættes med
flertallet af stemmer i bestyrelsen. Såfremt bestyrelsen benytter sig
af denne ret, skal den på næstfølgende generalforsamling fremlægge en
argumenteret redegørelse for forløbet.
6. Hvis en koordinator afsættes eller ønsker at aftræde, vurderer
bestyrelsen om der skal udpeges en ny koordinator eller om festivalen
skal aflyses.
§ 7 Økonomi
1. Kontingentet dækker medlemskab for et bestemt festival-år. Ved
indbetaling skal det derfor fremgå hvilket festival-år det vedrører.
Såfremt en festival aflyses, beslutter generalforsamlingen om
kontingentet for dette år skal betales helst eller delvist tilbage.
2. Kontingentets størrelse besluttes af generalforsamlingen efter fremlagt forslag.
3. Regnskabsåret følger kalenderåret.
4. Der føres separat regnskab for hver festival. Dette regnskab
udarbejdes af bestyrelsen i samarbejde med festivalens koordinator.
5. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen.